Si hay algo claro es que un software de gestión documental te debe ofrecer es una posibilida de búsqueda y localización de Documentos rápida y fiable.
En AVANBOX nos hemos propuesto que todos los caminos lleven al Documento que buscas. Por ello, y para que te sientas más cómodo, existen varios modos de localizarlo.
El modo principal de búsqueda será la pantalla de Búsqueda del Explorador de Documentos.
Por defecto, la búsqueda se realiza en Modo COMPACTO, donde se ofrecerán los resultados de todos los Documentos que contengan 1 o más palabras que introduzcamos en la casilla de búsqueda de la zona superior.
De este modo, se ofrecerán todos los Documentos que contengan la palabra o palabras introducidas en:
- Contenido. Al almacenar un Documento en AVANBOX, el sistema realiza una extracción del contenido, por lo que es capaz de localizar el Documento por cualquier palabra existente en el interior sin necesidad de catalogarlo manualmente.
- Nombre del Documento. El documento como archivo informático, contiene un nombre de archivo, fechas de modificación o creación que también pueden añadirse al criterio de la búsqueda.
- Etiqueta o etiquetas asignadas. La aplicación de una gestión documental completa exige el uso de metadatos o etiquetas, los cuales pueden ser asignados de modo manual o automático y que también se tendrán en cuenta para ofrecer el Documento que tratamos de localizar.
- Notas. Todo Documento en AVANBOX podrá contener notas, al estilo del clásico "post-it" o del pie de foto en el que mediante frases desestructuradas podemos igualmente localizar el Documento buscado.
Además, se cuenta con múltiples filtros, así como el modo AVANZADO o las Búsquedas Predefinidas, pero eso lo podrás conocer más adelante.
¿Quieres probar con los datos de prueba?
Puedes probar a buscar cualquier palabra del interior de los Documentos que has subido en el Paso 2, o si no has subido, como ya te damos AVANBOX con unos, prueba a buscar la palabra "factura" y verás qué rápido salen.
Hasta ahora hemos entrado, almacenado y buscado en modo "cajón de sastre", pero en el siguiente paso, daremos un paso más a la gestión documental, el etiquetado. Paso 4.ETIQUETANDO DOCUMENTOS.